Il modulo Travels consente l'amministrazione e la contabilizzazione dei rimborsi spese dei dipendenti, razionalizzando i flussi di comunicazione e i passaggi di documenti tra il dipendente, la direzione di appartenenza, il Personale e l'Amministrazione.
L'applicativo è suddiviso in tre moduli:
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Anticipi gestisce il workflow autorizzativo e colloquia con la contabilità per l'ottenimento degli acconti;
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Prenotazioni (facoltativo) supporta le segreterie nella pianificazione e pernotazione del viaggio e può essere collegato a banche dati specializzate o ad agenzie di viaggio;
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Rimborsi, infine, consente il caricamento delle spese sostenute, stampa le note spese, ne gestisce le autorizzazioni e si interfaccia con i sistemi contabili e retributivi.
Caratteristiche: completamente basato su web e facile da utilizzare, il sistema consente di incrementare significativamente l'efficienza e la qualità del processo, collegando tutti gli attori coinvolti, eliminando i documenti cartacei e aumentando la rapidità decisionale.
Il flusso di trasferta è governato dal "Travels workflow manager" che traccia ogni evento significativo in modo cronologico e alimenta il modulo di notifica email/sms per la segnalazione tempestiva a tutti gli utenti coinvolti nel processo. Inoltre il sistema consente una gestione multicontrattuale (anche all'interno della stessa azienda) e multiaziendale.
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